记录作为质检机构管理体系文件的有机组成部分，贯穿于检测报告形成的全过程，在管理体系运行过程中发挥着极其重要的作用。它如实地记录了检测报告的形成过程和最终状态，为正确、有效地控制和评价检测质量提供了客观证据。同时，记录也如实地反映了管理体系中每一要素、过程和活动的运行状态和结果，为评价管理体系的有效性，进一步建立健全管理体系提供了客观的证据。记录保证了检测报告的可追溯性得以实现，为采取预防和纠正措施提供了重要的依据，同时也为评价和验证质量改进活动提供了信息。正因为记录如此重要，所以在管理体系中对其有着非常严格的要求：

1 、记录的充分性

记录应尽可能全面地反映检测工作的全过程以及管理体系的运行状态和效果，为质量管理和质量保证工作提供必要的信息。但这并不意味着记录越多越好，原则是“做有痕、追有踪、查有据”。在编制记录时，除按照检测标准规定的必需信息外，还应包括仪器设备、环境条件、检测时间、检测依据、检测人员等，从而客观、规范、准确、及时地记录质量信息。

2 、记录的实用性

在确定编写记录的内容时，应结合本单位实际情况，充分考虑记录的实用性，保证其检索方便。对于事实上无法获得的数据，或现有条件下测得的数据不真实，以及对那些不能为质量管理和质量保证提供依据的信息，不应体现在记录中。

3 、记录的真实性

在填写记录时，应严肃认真、实事求是，能再现检测过程，不允许事后处理，不得以会议方式填写，以保证记录的原始性和真实性。这样才能为开展质量管理和质量保证提供科学依据，否则将造成检测报告质量失控和领导决策的失误。

4 、记录的严肃性

记录是检测工作的重要凭证，应在专用记录表上按要求用笔、规定格式认真、及时、准确、规范地填写，做到字迹端正、清晰。记录中出现错误时，应按质量体系文件要求程序由检测人员修改，并加盖修改人印章以示负责。严禁随意刮描涂改。

5 、记录的规范性

标准化的记录格式应规范统一，以便于填制、统计和分析，同时也为进一步使用计算机进行信息管理打下基础，如有国际、国家或行业标准，应优先使用其规定的统一格式正确、清楚地填写，以满足可追溯性的要求。

6 、记录的安全性

不论使用何种载体记录质量信息，都应对记录明确标识，制定严格的管理程序和保密制度，做到安全储存、妥善保管、便于查阅，同时注意保护委托方的机密和所有权不受侵害。

审稿：白云鹏